Група документування службової діяльності є структурним підрозділом Сумської філії Харківського національного університету внутрішніх справ, який забезпечує належний рівень діловодства всіх підрозділів та філії в цілому. До її складу входять – провідний фахівець та інспектор.
Основними завданнями групи документування службової діяльності Сумської філії Харківського національного університету внутрішніх справ є:
- здійснювати контроль та забезпечувати своєчасну обробку вхідної та вихідної кореспонденції;
- здійснювати приймання та реєстрацію вхідної кореспонденції. У відповідності до резолюцій директора Філії, заступників передавати документи на виконання;
- вести облік та готувати до відправлення вихідну кореспонденцію, систематизувати і зберігати документи поточного архіву;
- перевіряти відповідність оформлення проектів розпорядчої документації та службових листів вимогам Інструкції з оформлення документів в Університеті;
- приймати документи на підпис керівникам;
- стежити за проходженням документів, за термінами виконання доручень, узятих на контроль. Інформувати про стан їхнього виконання;
- здійснювати підготовку довідок про дотримання термінів виконання документів;
- за дорученням видавати необхідні довідки щодо зареєстрованих документів;
- одержувати для директора інформацію від працівників Філії, викликати їх за його дорученням;
- організувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;
- розробляти номенклатуру справ Філії;
- забезпечувати збереження службової документації з моменту створення (надходження), формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, у встановлений термін здавати до архіву;
- використовувати комп’ютер як засіб автоматизації документального забезпечення. Передавати і приймати інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв;
- забезпечувати друкування і розмноження службових документів згідно з резолюцією директора або заступників;
- виконувати окремі доручення директора;
- забезпечення в межах повноважень здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції, контролю за їх реалізацією в підрозділі та неухильного дотримання положень Закону України «Про запобігання корупції», Державної програми щодо реалізації засад державної антикорупційної політики в Україні (Антикорупційної стратегії), Антикорупційної програми Міністерства внутрішніх справ України, Антикорупційної програми Харківського національного університету внутрішніх справ, організаційно-розпорядчих документів НАЗК, МВС України та ХНУВС з питань запобігання корупції.